Tema 4: Identificar los requerimientos de diseño

El Proceso de Identificar los Requerimientos de diseño

El proceso de identificar los requerimientos del sistema incluye una variedad de pasos. El número de pasos incluidos en este proceso, cómo estos pasos se definen, y la forma en que ellos se definen puede variar grandemente de recurso a recurso (sin que un método sea necesariamente es el más correcto). Según el propósito de este kit de entrenamiento, este proceso ha sido dividido en cuatro tareas primarias:
· Identificar la metas del sistema
· Identificar la cantidad y los tipos de datos
· Identificar cómo se usarán los datos
· Identificar las reglas comerciales

Usted necesariamente no tiene que realizar esta una tarea por vez. Por ejemplo, mientras identifica la cantidad y los tipos de datos, usted podría determinar cómo se usarán los datos y qué restricciones deben asociarse a dichos datos. La Figura 4.1 ilustra el proceso de identificar los requerimientos de diseño.

Identificar las Metas del Sistema

Diseñar una base de datos requiere de un entendiendo de las funciones comerciales que usted quiere soportar. Tanto como sea posible, su diseño de la base de datos debe modelar el negocio con precisión. Es significativamente costoso en tiempo tratar de cambiar el diseño de una base de datos una vez que se ha implementado. Una base de datos bien diseñada obtiene el mayor rendimiento. Al diseñar una base de datos, usted debe considerar el propósito de la base de datos y cómo este afecta el diseño. En otras palabras, usted debe determinar las metas del nuevo sistema. ¿Por qué está creando usted esta base de datos?

Las metas del sistema son las razones por las qué usted está implementando la nueva base de datos. Para crear un diseño de base de datos eficaz, usted debe tener conocimiento completo y profundo del trabajo que se espera que la base de datos haga. Sin esta comprensión, usted no puede tomar decisiones informadas sobre cómo la base de datos debe ser diseñada.

Determinar las metas del sistema no siempre es un proceso directo. La mayoría de los proyectos de desarrollo de bases de datos tienen muchas metas (tangibles e intangibles), y intentar descubrirlos puede tomar a menudo una cantidad importante de trabajo de investigación. Por ejemplo, una compañía industrial podría decidir automatizar su proceso de administración de inventario. Uno de las metas declaradas de la compañía para el proyecto es "para hacer mas fácil manejar el inventario."

Su trabajo es tomar esta meta intangible y intentar determinar la meta tangible subyacente. ¿Quiere la compañía acelerar el proceso de administración del inventario? ¿Quiere rastrear inventario más con precisión? ¿Quiere reducir costos? La meta intangible de "haciéndolo más fácil" podría incluir todos éstas metas más tangibles y algunas otras.

Aunque estas metas son más tangibles, ellas todavía son vagas. Las metas vagas tienden a ser declaradas términos generales, como "aumento de productividad" o "mejora del rendimiento" Cuando usted pasa por el proceso de identificar metas, usted debe determinar el grado al que estas metas deben lograrse. Si la meta es aumentar productividad, usted debe intentar determinar el grado en que esas metas deben lograrse. Siempre que sea posible, sus metas deben ser directamente mensurables.

Usted debe ser consciente, sin embargo, de los peligros que se presentan al medir ciertas metas. A menudo para determinar una meta mensurable, usted debe poder establecer una medida inicial. Por ejemplo, si una meta de la base de datos de inventario es mejorar la exactitud, podría consumir muchos recursos estudiar cuánta inexactitud existe en el proceso actual. Un estudio de esta clase podría abarcar años de historia del inventario y quizás podría costar más que diseñar e implementar cabo la base de datos. En casos como éstos, podría ser mejor hablar primero con gerentes y tenedores de libros para lograr un sentido general de donde están los problemas y lo que puede hacerse para resolverlos. Al determinar que hasta que punto una medida base debe ser estudiada, usted debe tener presente la balanza del proyecto y su aplicación práctica manteniendo siempre un sentido de proporción.

A veces, las metas intangibles pueden ser difíciles de traducir en metas más tangibles. Esta situación es particularmente cierta para metas que adoptan la jerga del mercadeo popular. Por ejemplo, la meta declarada podría ser algo que no parece tener ningún significado o relevancia: "Nosotros queremos el nuevo sistema para mostrar a nuestros clientes que estamos pensando de manera innovadora y siguiendo la tendencia de ellos, para así mejorar el posicionamiento del producto." En estos casos, usted debe trabajar estrechamente con la organización para definir eso claramente que significan las metas declaradas.

Después de que usted ha definido las metas iniciales para la nueva base de datos, usted puede continuar determinando el tipo y la cantidad de datos que el sistema soportará. Sin embargo, cuando usted avance con el proceso de diseño de la base de datos, deberá estar preparado para reevaluar estas metas. Cuando los proyectos avanzan, la dirección cambia, los requerimientos comerciales cambian, y se revisan las expectativas de la compañía. Como resultado, las metas evolucionan, lo cual significa que el diseño de la base de datos podría necesitar ser modificado. Usted también podría descubrir, cuando usted excava más profundamente en el proyecto, que algunas metas son inalcanzables o impropias. Dado que surgen nuevas comprensiones y nueva información a ser administrada, usted debe prepararse a actuar de acuerdo con esto.

Identificar la Cantidad y Tipos de Datos

La cantidad y tipos de datos que su base de datos guardará pueden afectar el rendimiento de la base de datos y debe tenerse en cuenta al crear su base de datos. La cantidad de datos, por supuesto, afecta el tamaño de su base de datos, y los tipos de datos son un factor que determina los tipos de restricciones que se incorporarán al diseño de la base de datos.

En muchos casos, determinar la cantidad y tipos de datos es un proceso directo porque un sistema antiguo ya se encuentra funcionando y usted simplemente está actualizando o reemplazando ese sistema. En estas situaciones, usted puede examinar el cuerpo de datos que ya existen.

En los casos en los que usted está llevando a cabo un nuevo sistema, o uno que radicalmente altera el trabajo, su labor podría ser un poco más difícil porque podría tener que gastar una importante cantidad de tiempo en determina qué tipos de datos se guardarán y cuánto datos habrá. Usted podría necesitar entrevistar a los participantes importantes y coleccionar copias de documentos pertinentes y formas, como facturas de venta, los listados de inventario, los informes de dirección, y cualquier otro documento que está usándose actualmente.

Usted debe determinar el volumen de datos que el sistema manejará. Cuando examine el volumen de datos, debe identificar la cantidad actual de datos y su modelo de crecimiento. Por ejemplo, un almacén podría llevar sólo unos mil artículos actualmente, pero podría estar planeando agregar varios centenar al día durante los próximos años para aumentar la artículos disponibles en el stock. Otro almacén podría llevar millones de artículos pero podría planear agregar sólo unos nuevos artículos al día y nunca permitir que el inventario vaya mucho más allá de su capacidad actual. Los modelos de crecimiento para estos dos sistemas son muy diferentes, y como resultado, el diseño variará.

Al mirar los tipos de datos, usted está básicamente intentando conseguir un sentido general de las categorías de información que usted estará guardando y qué detalles sobre las categorías son necesarios guardar. Este proceso lo preparará por exponer las entidades y atributos que usted incorporará en su diseño de la base de datos. Por ejemplo, si usted está desarrollando una base de datos para un minorista de la ropa, los tipos de datos podrían incluir información sobre clientes que compran productos de la tienda. La información del cliente podría incluir nombres, direcciones, números de teléfono, y incluso las preferencias de estilo.

A estas alturas en el proceso del diseño, usted no tiene que ponerse demasiado específico sobre cómo deben categorizarse los datos o deben agruparse. Usted está intentando ganar un sentido general de los tipos de datos involucrados y creando una lista centralizada para esos tipos de datos. Cuando usted empiece a identificar realmente los objetos de la base de datos, usted tomará la información que recogió aquí y la usará para desarrollar un modelo de datos.

Identificar Cómo se usarán los Datos

Cuando usted recoge los requerimientos del sistema, usted debe determinar cómo se usará la información en su base de datos. El propósito de este paso es identificar quién estará usando los datos, el número de usuarios que estarán accediendo a los datos, y las tareas que ellos estarán realizando cuando accedan ese datos.

Al determinar quién estará usando los datos, usted debe pensar en términos de categorías de usuarios. Por ejemplo, una categoría de usuarios podría ser el público general (quién accede a los datos a través del Internet). Usted también podría tener otra categoría de usuarios que acceden datos a través del intranet de la compañía. Algunas organizaciones podrían tener sólo un tipo de usuario, mientras otras organizaciones podrían tener muchos tipos. No hay ningún mínimo fijo o número del máximo de usuarios que cada categoría debe contener. Las únicas limitaciones son aquellas dictadas por configuraciones del hardware y diseño de la base de datos. Una categoría podría contener a sólo un usuario, mientras otra categoría podría contener a 100.000 usuarios.

Cuando usted determina quién estará usando los datos, usted también debe identificar cuántos usuarios en cada categoría estarán accediendo a los datos. Esta estimación no sólo debe incluir los números actuales pero los valores proyectados, también. Además, usted tendrá que definir la concurrencia de los usuarios. Usted debe saber que cuántas personas se conectarán a la vez a la base de datos y cuántos podría estar intentando actualizar simultáneamente la base de datos.

Una vez que ha definido quiénes y cuántos son sus usuarios, usted debe identificar las tareas que ellos estarán realizando cuando acceden a la base de datos. Por ejemplo, suponga que una compañía industrial incluye una categoría de usuarios que toman órdenes de clientes. Este grupo de tomadores de ordenes deben poder acceder y actualizar información del cliente. Además, deben poder ver los datos del inventario para hacer los pedidos. La compañía también podría incluir una categoría de usuarios de recursos humanos. El grupo de recursos humano debe poder ver y actualizar información del empleado. Identificando estas tareas, usted puede determinar cómo será accedida la base de datos y cómo se verán y manipularán los datos. Cuando usted combina esta información con el número y tipo de usuarios, usted podrá llevar a cabo un diseño de la base de datos que satisface las necesidades de todos en la organización.

Identificar las Reglas Comerciales del Sistema

Al identificar las reglas comerciales, usted está determinando las restricciones que gobiernan cómo deben manejarse y protegerse los datos y el sistema. Estas restricciones se refieren van más allá que la integridad individual de los atributos de la entidad. Las reglas comerciales son mucho más amplias e incorporan todas las restricciones del sistema, incluidas la integridad de los datos y la seguridad del sistema. En otras palabras, usted está definiendo lo que cada categoría de usuarios puede o no puede hacer.

Volviendo al ejemplo de la compañía industrial, el grupo de tomadores de órdenes pueden acceder y actualizar registros de los clientes y ver los datos de inventario. Sin embargo, usted podría determinar que estos usuarios no deben poder actualizar datos del inventario y no deben poder ver datos de los empleados. Usted también podría determinar que ningún archivo del cliente puede crearse sin que se complete la dirección de envío y el número de teléfono. Otra restricción podría ser que cualquier artículo agregado a un orden del cliente debe quitarse del inventario. Las reglas comerciales pueden incluir un amplio espectro de restricciones, algunas que pertenecen en conjunto al sistema y otras que pertenecen a los tipos específicos de datos.

Resumen del temaAntes de que usted pueda desarrollar a un modelo del datos, usted debe identificar las metas de su proyecto de base de datos, el tipo y cantidad de datos con los que usted estará trabajando, cómo se usarán esos datos, y cualquier restricción comercial que deberá existir sobre los datos. Usted debe considerar el propósito de la base de datos y cómo afecta el diseño. Usted debe tener una comprensión clara de por qué usted está creando esta base de datos. Otra área de preocupación cuando se están identificando los requerimientos del sistema es la cantidad y tipo de datos que su base de datos almacenará. Cualquier sea el sistema actual, usted debe determinar el volumen de datos que el sistema manejará. Cuando examina el volumen de los datos, usted debe determinar la cantidad real de datos y su modelo de crecimiento. Al mirar los tipos de datos, usted está intentando conseguir un sentido general de las categorías de información que básicamente se estarán guardando y qué detalles sobre las categorías son necesarios guardar. Cuando usted recoge requerimientos del sistema, usted debe identificar quién estará usando los datos, el número de usuarios que estarán accediendo a los datos, y las tareas que ellos estarán realizando sobre esos datos. Al identificar las restricciones sobre los datos, usted estará determinando las reglas comerciales que gobiernan cómo deben manejarse y protegerse los datos. Las reglas comerciales incluyen tanto la integridad de los datos así como la seguridad del sistema. Ellos le permiten definir lo que cada categoría de usuarios puede y no puede hacer.